De registratie van a tot z
Parthen neemt de registratie van een evenement graag uit handen. Wanneer ervoor gekozen wordt het hele traject uit te besteden, dan is Parthen vanaf het moment van inschrijving tot en met de dag van het evenement het aanspreekpunt voor deelnemers. Er wordt ervoor gezorgd dat de deelnemers precies weten waarvoor ze geregistreerd zijn en wat er van ze verwacht wordt. Concreet houdt dat bijvoorbeeld in: het opzetten van een online inschrijfformulier, de registratie bevestigen, facturen versturen, registratiegelden innen, badges voorbereiden en de registratiedesk bemannen. Het is ook mogelijk een of meerdere delen van de registratie door Parthen te laten verzorgen.

De uitnodiging; gepersonaliseerd, prefilled, digitaal of juist per post?
Voor een persoonlijke benadering kan ervoor gekozen worden de uitnodiging te personaliseren. Het geeft blijk van aandacht en service om de NAW-gegevens voor te printen op een antwoordformulier. Voorwaarde is de beschikking over een goed bijgehouden database. Bij een digitale uitnodiging kan ervoor gekozen worden om een link van het online registratieformulier mee te sturen waarin de gegevens die bekend zijn, al zijn 'voorgedrukt'. Ook in dit geval is een goede database een voorwaarde. Nóg een mogelijkheid: voorzie klanten van een eigen inlogcode om toegang te krijgen tot een gepersonaliseerd online registratieformulier. Goed voor een prettig gevoel van exclusiviteit.

Het doel van de registratie
Voordat er begonnen kan worden met het opstellen van een registratieformulier moet duidelijk zijn wat het doel van de registratie is. Vraag alleen om informatie waar ook daadwerkelijk iets mee gedaan wordt. Is het nodig om een workshopindeling te maken omdat er beperkte ruimte in de zalen is, of om de sprekers te kunnen voorbereiden? Is de registratie een middel om te voorkomen dat jan en alleman op het evenement rondloopt? Of is er een verplichting om te registeren in het kader van de brandveiligheid? Noodzakelijk voor de catering? Zijn meer gegevens nodig dan naam en functie, bijvoorbeeld NAW-gegevens?

Abstract handling
Het verzamelen en laten beoordelen van wetenschappelijke samenvattingen van onderzoeken (abstracts) vergt veel organisatie. Een abstract is vaak gebonden aan zeer strikte normen (aantal woorden, bijlagen, et cetera). Het scheelt een hoop werk en gedoe wanneer het indienen automatisch verloopt via een online registratieformulier, dat er meteen ook voor zorgt dat auteurs zelf verantwoordelijk zijn voor het indienen van hun verslag.

Daarnaast is het wenselijk én mogelijk om de beoordelaars alleen inzage te geven in de verslagen die zij moeten beoordelen. Zij kunnen zelf inloggen in een automatisch online formulier zodat de beoordelingen zo uniform mogelijk plaatsvinden. De wetenschappelijke commissie moet daarentegen inzage hebben in álle verslagen en inzage hebben in de vorderingen van de beoordelaars zodat zij die zelf eventueel daarop kunnen aanspreken. Onze ervaring is dat commissieleden hierin graag zelf de verantwoordelijkheid nemen en het prettig vinden om te allen tijde inzage te hebben in de stand van zaken.

Aan de hand van de uitslagen moeten de auteurs op de hoogte gesteld worden van tijd en plaats van hun eventuele lezing en moet het programma uitgewerkt worden. Ook hierin worden fouten voorkomen wanneer het proces automatisch verloopt. Eventure, de door Parthen ontwikkelde software, biedt de mogelijkheid om deze en andere toepasselijke processen te automatiseren.

Hotelreserveringen
Registratie van hotelreserveringen is een lastige zaak, omdat hotels zelf een  reserveringssysteem hanteren en dit een-op-een overeen moet komen met de congresregistratie. Ook verlangen hotels over het algemeen een betalingsgarantie in de vorm van een aanbetaling of creditcardgegevens. Parthen heeft ervaren dat de meest efficiënte manier is om deelnemers bij de reservering een vaste aanbetaling te laten doen en de rest van de hotelrekening vervolgens rechtstreeks door hen bij het hotel te laten voldoen. Het is van belang goede afspraken te maken met het hotel met betrekking tot blokreserveringen en annuleringen om onnodige financiële risico’s te vermijden.

Online registratieformulier intergreren in de eigen site
Een online registratiefomulier kan 'ingeframed' worden op de eigen site, wat wil zeggen dat de randen, titels en knoppen die op de eigen site staan, zichtbaar blijven. De bezoeker merkt niet dat hij/zij zich op een andere site bevindt.

Een customized registratieformulier
Parthen kan het online registratieformulier de look and feel geven van iedere site. Bijvoorbeeld door het lettertype en de kleuren aan te passen, maar ook door logo’s of achtergronden toe te voegen, enzovoort. Het toevoegen van eigen teksten is ook een manier om het online registratieformulier een eigen karakter geven.

Verplichte en optionele velden op het inschrijfformulier
Op het online inschrijfformulier kunnen bepaalde velden verplicht gemaakt worden, denk aan achternaam en e-mailadres, maar ook aan workshopkeuzes of betalingswijze. Het is ook mogelijk om velden te gebruiken die optioneel zijn, bijvoorbeeld titels en voorvoegsel, maar ook hotelreserveringen of programmaonderdelen.

Workshop X is vol; hoe vertaal je dit op het inschrijfformulier?
Wanneer een programmaonderdeel vol is, er kan niet meer op ingeschreven worden, dan kan hiervan melding worden gemaakt op de site. Het bericht wordt automatisch gegenereerd; het aantal aanmeldingen wordt automatisch bijgehouden in Eventure, het softwarepakket van Parthen.

Push forward van gegevens: gebruik van een eigen database
Het is mogelijk om de database van de klant te koppelen aan het online registratieformulier. Bepaalde gegevens uit de database verschijnen naar wens automatisch op het inschrijfformulier van de deelnemer. Met betrekking tot de uitnodiging zijn er in dit geval twee opties. De eerste is dat de deelnemers voorzien worden van unieke login-gegevens waarmee ze rechtstreeks op de pagina terecht komen waar de gegevens staan. De tweede optie is een e-mail  met een unieke link per genodigde die toegang geeft tot het gedeelte van het inschrijfformulier waar de persoonlijke gegevens staan.

Flexibel inschrijven
Het kan in bepaalde gevallen handig zijn dat een deelnemer meerdere malen zijn inschrijfformulier kan bekijken en aanvullen of wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud van de workshops pas vlak vóór het evenement bekend is; de deelnemers kunnen met een multiple submit later nog een workshopvoorkeur aangeven. De deelnemers kunnen met hun persoonlijke login-gegevens meerdere malen hun inschrijfformulier wijzigen. 

Bevestiging: per e-mail, per post en/of per sms?
Bij een inschrijving online wordt automatisch een bevestigingsmail met de inschrijfgegevens naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. De tekst van deze automatisch gegenereerde e-mail kan uiteraard worden aangepast aan het desbetreffende evenement. Daarna is het mogelijk om een uitgebreide bevestigingsbrief te e-mailen of per post te versturen. Dit kan op de dag van inschrijving of op één bepaalde dag naar alle deelnemers tegelijkertijd.

Het is een goed idee om twee dagen voor het congres bij wijze van geheugensteuntje nog een e-mail naar alle deelnemers te versturen met de belangrijkste gegevens. Ook een optie: de dag vóór het evenement een korte sms naar alle deelnemers sturen.

Categorieën deelnemers: verschillende mogelijkheden en prijzen
Typisch voor congressen is het bestaan van verschillende categorieën deelnemers met verschillende keuzemogelijkheden. Denk aan vips die gratis toegang hebben tot het normale programma en zich daarnaast kunnen opgeven voor een sociaal programmapunt. In tegenstelling tot deelnemers die een toegangsprijs moeten betalen en zich op moeten geven voor workshops. In een dergelijk geval kan het wenselijk zijn dat de deelnemers de verschillende keuzes niet op het registratieformulier kunnen zien. Dit voorkomt verwarring, fraude en verkeerde registraties. Om een en ander in goede banen te leiden, moeten de categorieën benoemd worden. Op het online registratieformulier kunnen keuzes zichtbaar of juist onzichtbaar gemaakt worden, afhankelijk van de categorie.

Online rapportages: overzicht houden
Zelf een evenement registreren, betekent veel tijd kwijt zijn aan e-mails en telefoontjes van deelnemers. Een voordeel: alles in eigen handen houden, zorgt ervoor dat de stand van zaken te allen tijde duidelijk is. Er is een manier om van beide te profiteren, uitbesteden en toch overzicht houden: door middel van online rapportages . Er is een aantal rapportages (deelnemerslijsten, samenvatting van de aantallen per onderdeel) dat online te bekijken is en dagelijks wordt geüpdatet. De klant krijgt een eigen login-code waarmee hij/zij op Parthens report site de rapporten kan opvragen van zijn of haar project. De report site krijgt naar wens de look and feel van de eigen site.

Parthen heeft de ervaring dat veel klanten het prettig vinden om 'los te laten' wanneer eenmaal besloten is om uit te besteden, maar op deze manier kan toch op ieder moment meegekeken worden.

Deelnemerslijsten en updates
De meest gebruikte overzichten zijn de deelnemerslijsten (in Excel) en de event summaries; overzichten van alle bijgehouden aantallen per categorie. Er zijn verschillende overzichten op maat mogelijk; handig in verband met catering, veranderingen in hotelreserveringen of deelname aan bepaalde workshops. Een ander overzicht is dat van de deelnemers die nog niet betaald hebben, de deelnemers die per bank hebben betaald of juist per creditcard. Van alle gegevens die bijgehouden worden, kunnen automatisch overzichten verschijnen. Van een kort lijstje tot een totaaloverzicht: het is allemaal mogelijk. Meestal volstaat een wekelijkse deelnemerslijst en event summary.

Gepersonaliseerde badges met onderscheidingsmogelijkheden
Badges zorgen ervoor dat de namen van deelnemers bekend zijn, ze maken controle mogelijk en helpen een belangrijk handje bij het netwerken. Ze vormen ook een handig middel om de verschillende categorieën deelnemers herkenbaar te maken, bijvoorbeeld door middel van een gekleurde strook, verschillende opdrukken, logo’s, enzovoort. Er kan zo onderscheid gemaakt worden in sprekers, organisatie en reguliere deelnemers.

Verschillende soorten badges
Een plastic hoesje met badgepapier is de meest gebruikte vorm voor een badge. Over het algemeen wordt de voorkeur gegeven aan de grotere formaten (11 bij 8 cm). Hierop kunnen grote letters worden afgedrukt, wat de leesbaarheid ten goede komt. Een groot voordeel van deze badge is dat de voorbereiding op het laatste moment kan plaatsvinden; er kan zelfs ter plaatse worden afgedrukt.

Een andere veelvoorkomende badge is de 'zelfklevende' badge. Op een brief van A4-formaat is een strook aangebracht met een bedrukbaar stickervel. Door lostrekken en dubbelvouwen ontstaat een goed bruikbare badge. Voordeel is dat deze badge eenvoudig per post naar de deelnemers verstuurd kan worden. Alleen de nieuwe deelnemers komen aan de registratiebalie. Nóg een voordeel: het is een milieuvriendelijke oplossing.

Wat chiquer: er wordt ook regelmatig gebruik gemaakt van een badge in de vorm van een plastic pasje op creditcardformaat. Er zijn speciale printers voor nodig, die eventueel ter plaatste gebruikt kunnen worden voor nieuwe badges.

Parthen kent daarnaast nog veel meer vormen. Denk eens aan een badge als eyecatcher in de vorm van een button of een lampje. De webshop van Parthen biedt volop inspiratie.

Persoonlijk programma op de badge
De voorkant van de badge is over het algemeen redelijk standaard: naam, bedrijfsnaam en eventueel land of stad. Maar de achterkant van je badge kan gebruikt worden om bijvoorbeeld het programma of de plattegrond op af te drukken.

Wanneer er sprake is van workshops, kan er ook een persoonlijk programma op afgedrukt worden. Handig, met tijden en locaties.

Het IOU-formulier: niemand binnen zonder te betalen 
Er is een prettige manier om ervoor te zorgen dat iedere deelnemer die binnen is, ook daadwerkelijk betaalt: een IOU-formulier (I owe you!). Deelnemers waarvan nog geen betaling geregistreerd is vullen hierop hun creditcardgegevens in en geven toestemming om drie weken na het congres, wanneer het bedrag nog steeds niet binnen is, het bedrag te vorderen via hun creditcard. Het is uiteraard wel van belang dat de vervaldatum nog geldig is, en dat de gegevens compleet zijn, inclusief handtekening. Dubbele betalingen en irritaties aan de registratiebalie worden hiermee voorkomen, terwijl de betaling redelijk zeker is. Parthen verstuurt deze formulieren een paar dagen voor het congres; op deze manier informeer je de deelnemer op een tactvolle manier.

Parthens verantwoordelijkheid voor betalingen
De verantwoordelijkheid voor het innen van de betaling en de benaderwijze van deelnemers met betrekking hierop laat Parthen afhangen van de klant. Wanneer de opdracht luidt: alle betalingen moeten op de dag van het congres binnen zijn, er worden geen uitzonderingen toegelaten, dan houdt Parthen zich hieraan. Er worden in zo’n geval met grote regelmaat herinneringen verstuurd naar de niet betalende deelnemers. Uiteindelijk wordt ze de mogelijkheid geboden per creditcard te betalen aan de registratiebalie. De opdracht kan ook zo klinken: zoveel mogelijk betalingen binnenhalen, maar aan de registratiebalie liever geen toestanden. Honoreer mensen die om uitstel van betaling vragen. In zo’n geval stelt Parthen zich soepeler op, maar kan er geen volledige verantwoordelijkheid genomen worden het innen van alle betalingen. Over het algemeen is de afspraak dat uiterlijk drie maanden na het congres de financiële afhandeling moet hebben plaatsgevonden. Tot die tijd zal Parthen haar best doen om de eventuele openstaande betalingen te innen. In alle gevallen is Parthen formeel niet financieel aansprakelijk.

Financiële rapportage
De definitieve financiële rapportage verstuurt Parthen over het algemeen uiterlijk drie maanden na het evenement. In de rapportage wordt onderscheid gemaakt tussen wat er aan registratiegelden binnen zou moeten komen en wat er daadwerkelijk op de bankrekening binnen is gekomen, met specificaties van de bankkosten, de creditcardcommissie, enzovoort. Indien gewenst worden er ook tussentijdse financiële rapportages gemaakt.

Online betalen kan ook
Op het online aanmeldingsformulier wordt de mogelijkheid geboden om online te betalen. Het systeem dat Parthen hiervoor gebruikt loopt via de organisatie DocData. Er verschijnt een scherm, dit is in beheer van DocData, waarop de deelnemer de titel van het congres ziet en het desbetreffende bedrag. Vervolgens kan het creditcardnummer nummer worden ingevoerd met vervaldatum en cvc-code. Er wordt direct aangegeven of het innen gelukt is. DocData maakt de bedragen vervolgens over op de daarvoor bestemde bankrekening van Parthen met specificatie van alle factuurnummers.

Veilige en overzichtelijke financiën: Stichting Derdengelden
Parthen kan de betalingen naar wens registreren én innen. Om verwarring en problemen te voorkomen is de Stichting Derdengelden opgericht. Parthen beschikt over een aantal bankrekeningen op naam van Stichting Derdengelden. Dit houdt in dat de bedragen op deze rekeningen officieel niet het eigendom van Parthen zijn en niet vallen onder het bedrijfsrisico van Parthen. Elk lopend project heeft een eigen bankrekening. Zo blijven de financiën van de verschillende projecten overzichtelijk.   

Creditcardbetalingen
Parthen beschikt over een betaalautomaat waarmee met normale pinpassen, maar ook met creditcards betaald kan worden. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van online betalen. Er kan dus zowel op het evenement zelf als ervoor, of erna, met creditcard betaald worden.

Naast voordelen, kleven er ook een paar nadelen aan creditcardbetalingen, neem de provisie die door creditcardmaatschappijen wordt geïnd (gemiddeld 5 %). Daarnaast duurt het gemiddeld drie weken voordat Parthen het bedrag daadwerkelijk op de rekening heeft staan. Ook is het zo dat de deelnemer nog een aanzienlijk lange tijd na het innen, bezwaar kan maken en het bedrag kan terugvorderen; dit brengt kosten en administratieve rompslomp met zich mee.

Onsite ondersteuning 
Aan een registratiebalie, kunnen verschillende zaken geregeld worden:

Hostessen voor de piekuren: gemiddeld gaat Parthen uit van 1 hostess per 100 deelnemers. Uiteraard hangt dit af van de open betalingen en de duur van de verwachte piekmomenten.

Hardware: het aantal computers en printers dat Parthen meeneemt, hangt af van het aantal inschrijvingen. In alle gevallen wordt ervoor gezorgd dat er onsite badges aangepast en geprint kunnen worden.    
 
Innen van betalingen: Parthen beschikt over een pinautomaat waarmee met pinpassen en creditcards kan worden betaald. Betalingen in cash geld worden, in samenspraak met de klant, ook geaccepteerd. Daarnaast gebruikt Parthen regelmatig IOU-formulieren waarmee - zo nodig – later nog betalingen geïnd kunnen worden.

Scannen van badges: wanneer er badges met een streepjescode zijn uitgereikt, zal Parthen deze bij de ingang scannen met behulp van draadloze handscanners. De gegevens worden direct zichtbaar via een document op een gelinkte laptop.  

Belangrijk!
Alles is mogelijk. Of beter: er is heel veel mogelijk en Parthen denkt graag mee om alles mogelijk te maken. We beschikken over een ruime ervaring en brede kennis en delen deze graag. Wilt u van gedachten wisselen, meer informatie of een vraag stellen: voel u vrij om een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen.