De registratie van a tot z
Parthen neemt de registratie van een evenement graag uit handen. Wanneer ervoor gekozen wordt het hele traject uit te besteden, dan is Parthen vanaf het moment van inschrijving tot en met de dag van het evenement het aanspreekpunt voor deelnemers. Er wordt ervoor gezorgd dat de deelnemers precies weten waarvoor ze geregistreerd zijn en wat er van ze verwacht wordt. Concreet houdt dat bijvoorbeeld in: het opzetten van een online inschrijfformulier, de registratie bevestigen, facturen versturen, registratiegelden innen, badges voorbereiden en de registratiedesk bemannen. Het is ook mogelijk een of meerdere delen van de registratie door Parthen te laten verzorgen.

Hotelreserveringen
Registratie van hotelreserveringen is een lastige zaak, omdat hotels zelf een  reserveringssysteem hanteren en dit een-op-een overeen moet komen met de congresregistratie. Ook verlangen hotels over het algemeen een betalingsgarantie in de vorm van een aanbetaling of creditcardgegevens. Parthen heeft ervaren dat de meest efficiënte manier is om deelnemers bij de reservering een vaste aanbetaling te laten doen en de rest van de hotelrekening vervolgens rechtstreeks door hen bij het hotel te laten voldoen. Het is van belang goede afspraken te maken met het hotel met betrekking tot blokreserveringen en annuleringen om onnodige financiële risico’s te vermijden.

Verplichte en optionele velden op het inschrijfformulier
Op het online inschrijfformulier kunnen bepaalde velden verplicht gemaakt worden, denk aan achternaam en e-mailadres, maar ook aan workshopkeuzes of betalingswijze. Het is ook mogelijk om velden te gebruiken die optioneel zijn, bijvoorbeeld titels en voorvoegsel, maar ook hotelreserveringen of programmaonderdelen.

Op maat factureren
Wanneer er voor een evenement betalingen moeten worden geïnd, worden er door Parthen facturen uitgestuurd. De factuurnummers worden opgesteld vanuit het projectnummer, gecombineerd met het registratienummer, zodat het altijd een uniek nummer is. De facturen kunnen per e-mail worden verstuurd, als e-mailbericht of als bijlage in pdf- of rtf-format. De facturen kunnen ook per post verstuurd worden, eventueel op het briefpapier van de klant. Afhankelijk van de afspraak met de klant, worden de facturen over het algemeen de dag van inschrijving verstuurd.

BTW: inclusief of exclusief?
Is de organisatie en het evenement dat georganiseerd wordt btw-plichtig? Het is zaak om dit vooraf uit te zoeken. Aspecten die meewegen zijn of het een internationaal evenement is, uit welke hoedanigheid het wordt georganiseerd (bijvoorbeeld een stichting), of het evenement plaats vindt in hetzelfde land als de standplaats van de organisatie, et cetera. Om te achterhalen of uw project btw-plichtig is raden wij u aan de belastingdienst of een accountant te raadplegen. Wanneer er wel BTW geïnd wordt, moet dit gespecificeerd worden op de factuur. Vanzelfsprekend komt dit terug in de rapportage.

Categorieën deelnemers: verschillende mogelijkheden en prijzen
Typisch voor congressen is het bestaan van verschillende categorieën deelnemers met verschillende keuzemogelijkheden. Denk aan vips die gratis toegang hebben tot het normale programma en zich daarnaast kunnen opgeven voor een sociaal programmapunt. In tegenstelling tot deelnemers die een toegangsprijs moeten betalen en zich op moeten geven voor workshops. In een dergelijk geval kan het wenselijk zijn dat de deelnemers de verschillende keuzes niet op het registratieformulier kunnen zien. Dit voorkomt verwarring, fraude en verkeerde registraties. Om een en ander in goede banen te leiden, moeten de categorieën benoemd worden. Op het online registratieformulier kunnen keuzes zichtbaar of juist onzichtbaar gemaakt worden, afhankelijk van de categorie.

Online rapportages: overzicht houden
Zelf een evenement registreren, betekent veel tijd kwijt zijn aan e-mails en telefoontjes van deelnemers. Een voordeel: alles in eigen handen houden, zorgt ervoor dat de stand van zaken te allen tijde duidelijk is. Er is een manier om van beide te profiteren, uitbesteden en toch overzicht houden: door middel van online rapportages . Er is een aantal rapportages (deelnemerslijsten, samenvatting van de aantallen per onderdeel) dat online te bekijken is en dagelijks wordt geüpdatet. De klant krijgt een eigen login-code waarmee hij/zij op Parthens report site de rapporten kan opvragen van zijn of haar project. De report site krijgt naar wens de look and feel van de eigen site.

Parthen heeft de ervaring dat veel klanten het prettig vinden om 'los te laten' wanneer eenmaal besloten is om uit te besteden, maar op deze manier kan toch op ieder moment meegekeken worden.

Het IOU-formulier: niemand binnen zonder te betalen 
Er is een prettige manier om ervoor te zorgen dat iedere deelnemer die binnen is, ook daadwerkelijk betaalt: een IOU-formulier (I owe you!). Deelnemers waarvan nog geen betaling geregistreerd is vullen hierop hun creditcardgegevens in en geven toestemming om drie weken na het congres, wanneer het bedrag nog steeds niet binnen is, het bedrag te vorderen via hun creditcard. Het is uiteraard wel van belang dat de vervaldatum nog geldig is, en dat de gegevens compleet zijn, inclusief handtekening. Dubbele betalingen en irritaties aan de registratiebalie worden hiermee voorkomen, terwijl de betaling redelijk zeker is. Parthen verstuurt deze formulieren een paar dagen voor het congres; op deze manier informeer je de deelnemer op een tactvolle manier.

Parthens verantwoordelijkheid voor betalingen
De verantwoordelijkheid voor het innen van de betaling en de benaderwijze van deelnemers met betrekking hierop laat Parthen afhangen van de klant. Wanneer de opdracht luidt: alle betalingen moeten op de dag van het congres binnen zijn, er worden geen uitzonderingen toegelaten, dan houdt Parthen zich hieraan. Er worden in zo’n geval met grote regelmaat herinneringen verstuurd naar de niet betalende deelnemers. Uiteindelijk wordt ze de mogelijkheid geboden per creditcard te betalen aan de registratiebalie. De opdracht kan ook zo klinken: zoveel mogelijk betalingen binnenhalen, maar aan de registratiebalie liever geen toestanden. Honoreer mensen die om uitstel van betaling vragen. In zo’n geval stelt Parthen zich soepeler op, maar kan er geen volledige verantwoordelijkheid genomen worden het innen van alle betalingen. Over het algemeen is de afspraak dat uiterlijk drie maanden na het congres de financiële afhandeling moet hebben plaatsgevonden. Tot die tijd zal Parthen haar best doen om de eventuele openstaande betalingen te innen. In alle gevallen is Parthen formeel niet financieel aansprakelijk.

Facturatie en debiteurenbeheer
Op de dag van inschrijving stuurt Parthen de deelnemer een factuur. Dit gebeurt meestal per e-mail, tenzij anders is afgesproken. Wanneer de deelnemer een factuur op papier wil, wordt deze op Parthens briefpapier of op het briefpapier van de klant geprint. Het gebruikte rekeningnummer staat op naam van ‘Stichting Derdegelden Parthen R&S’, wat wil zeggen dat het weliswaar op naam van Parthen staat, maar dat de gelden op deze rekening geen eigendom van Parthen zijn. In samenspraak met de klant worden vervolgens met enige regelmaat herinneringen gestuurd naar de deelnemers met openstaande rekeningen. Wanneer er nog niet betaald is op de dag van het evenement, wordt betaling aan de registratiebalie geïnd met pinpas, creditcard of eventueel cashgeld. Aangezien het Parthens taak is om de betalingen te innen, zal er alles aan gedaan worden om dit voor elkaar te krijgen.

Financiële rapportage
De definitieve financiële rapportage verstuurt Parthen over het algemeen uiterlijk drie maanden na het evenement. In de rapportage wordt onderscheid gemaakt tussen wat er aan registratiegelden binnen zou moeten komen en wat er daadwerkelijk op de bankrekening binnen is gekomen, met specificaties van de bankkosten, de creditcardcommissie, enzovoort. Indien gewenst worden er ook tussentijdse financiële rapportages gemaakt.

Online betalen kan ook
Op het online aanmeldingsformulier wordt de mogelijkheid geboden om online te betalen. Het systeem dat Parthen hiervoor gebruikt loopt via de organisatie DocData. Er verschijnt een scherm, dit is in beheer van DocData, waarop de deelnemer de titel van het congres ziet en het desbetreffende bedrag. Vervolgens kan het creditcardnummer nummer worden ingevoerd met vervaldatum en cvc-code. Er wordt direct aangegeven of het innen gelukt is. DocData maakt de bedragen vervolgens over op de daarvoor bestemde bankrekening van Parthen met specificatie van alle factuurnummers.

Veilige en overzichtelijke financiën: Stichting Derdengelden
Parthen kan de betalingen naar wens registreren én innen. Om verwarring en problemen te voorkomen is de Stichting Derdengelden opgericht. Parthen beschikt over een aantal bankrekeningen op naam van Stichting Derdengelden. Dit houdt in dat de bedragen op deze rekeningen officieel niet het eigendom van Parthen zijn en niet vallen onder het bedrijfsrisico van Parthen. Elk lopend project heeft een eigen bankrekening. Zo blijven de financiën van de verschillende projecten overzichtelijk.   

Creditcardbetalingen
Parthen beschikt over een betaalautomaat waarmee met normale pinpassen, maar ook met creditcards betaald kan worden. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van online betalen. Er kan dus zowel op het evenement zelf als ervoor, of erna, met creditcard betaald worden.

Naast voordelen, kleven er ook een paar nadelen aan creditcardbetalingen, neem de provisie die door creditcardmaatschappijen wordt geïnd (gemiddeld 5 %). Daarnaast duurt het gemiddeld drie weken voordat Parthen het bedrag daadwerkelijk op de rekening heeft staan. Ook is het zo dat de deelnemer nog een aanzienlijk lange tijd na het innen, bezwaar kan maken en het bedrag kan terugvorderen; dit brengt kosten en administratieve rompslomp met zich mee.

Onsite ondersteuning 
Aan een registratiebalie, kunnen verschillende zaken geregeld worden:

Hostessen voor de piekuren: gemiddeld gaat Parthen uit van 1 hostess per 100 deelnemers. Uiteraard hangt dit af van de open betalingen en de duur van de verwachte piekmomenten.

Hardware: het aantal computers en printers dat Parthen meeneemt, hangt af van het aantal inschrijvingen. In alle gevallen wordt ervoor gezorgd dat er onsite badges aangepast en geprint kunnen worden.     

Innen van betalingen: Parthen beschikt over een pinautomaat waarmee met pinpassen en creditcards kan worden betaald. Betalingen in cash geld worden, in samenspraak met de klant, ook geaccepteerd. Daarnaast gebruikt Parthen regelmatig IOU-formulieren waarmee - zo nodig – later nog betalingen geïnd kunnen worden.

Scannen van badges: wanneer er badges met een streepjescode zijn uitgereikt, zal Parthen deze bij de ingang scannen met behulp van draadloze handscanners. De gegevens worden direct zichtbaar via een document op een gelinkte laptop.  

Belangrijk!
Alles is mogelijk. Of beter: er is heel veel mogelijk en Parthen denkt graag mee om alles mogelijk te maken. We beschikken over een ruime ervaring en brede kennis en delen deze graag. Wilt u van gedachten wisselen, meer informatie of een vraag stellen: voel u vrij om een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen.