De voordelen van Eventure, het softwarepakket van Parthen, op een rij:

• Eventure maakt de registratie veel efficiënter, onder andere door gestandaardiseerde procedures als registratie via internet.
• Overzicht en controle houden is eenvoudig, óók door standaardprocedures en standaardrapportages.
• De programmatuur is flexibel en ingedeeld in modules, zodat maatwerk mogelijk is. Stel samen met Parthen een pakket samen dat naadloos aansluit
• Koop, maar ook huur is mogelijk.
• Eventure maakt online betaling mogelijk wat de financiële zekerheid flink ten goede kan komen. De ervaring leert dat deelnemers hierdoor beter betalen.
• Zie met één druk op de knop wie zich heeft aangemeld, wie zal spreken, enzovoort.
• Alle gegevens zijn eenvoudig te verwerken. Exporteren naar een Excel-bestand, deelnemers een brief sturen, een sms of een e-mail met en zonder pdf-bestand; geen probleem.
• Eventure maakt een snelle beoordeling van abstracts mogelijk, via internet.
• Neem in één keer alle gegevens mee naar de locatie door middel van een lokale kopie. Sta nooit met een mond vol tanden: check ter plaatse de gegevens. 
• Ook zonder internetaansluiting blijven alle gegevens bereikbaar.
• Het pakket is doeltreffend dankzij het gebruikgemak.
• Het pakket is het resultaat van 20 jaar schaven en schuren.
• De kennis en ervaring van Parthen vormen misschien wel het grootste voordeel: paraat wanneer het nodig is; in persoonlijk contact of via de website.

Nog iets over die voordelen

Gemak en service: de sleutelwoorden
Eventure maakt het mogelijk de registratie en abstract handling doeltreffend en efficiënt te organiseren. Van grote tot kleine bijeenkomsten. Het softwarepakket geeft inzicht en structuur.

De heldere interface en de gestructureerde processen zorgen voor een groot gebruikgemak en een efficiënte standaardisatie van de projecten.
De conference location copy van een congres maakt het mogelijk alle Eventure-functionaliteiten die op kantoor aanwezig zijn, ook elders te gebruiken. Een kantoor op locatie dus eigenlijk. Ideaal tijdens het evenement: alle gegevens zijn bij de hand en bewerkbaar.

Opbouw in modules: standaard of op maat
De modulaire opbouw van Eventure maakt het mogelijkheid om een pakket op maat samen te stellen. Beperkt of uitgebreid. Naar eigen inzicht, met advies van Parthen.  In overleg kan daarnaast ook een oplossing op maat ontwikkeld worden binnen het systeem. Voor individuele toepassingen.

On- en offline: onafhankelijk van een internetverbinding
Eventure heeft een offlinegedeelte en een onlinegedeelte (de Internet Module). In het offlinegedeelte kan een congres opgezet worden, kunnen de  inschrijvingen en abstracts beheerd worden, brieven en rekeningen verstuurd worden en meer: een abstractboek maken, sessies beheren, verschillende rapporten en badges maken.  Gebruik maken van de Internet module maakt het mogelijk deelnemers zelf te laten registeren, sprekers online hun abstracts te laten invoeren en reviewers online abstracts te laten beoordelen. Rapportages aan de de opdrachtgever en de scientific comittee kunnen ook online verstrekt worden. De voordelen: geen heen en weerverkeer van Excel sheets, pdf- en/of Worddocumenten; altijd en overal de meest up to date informatie binnen handbereik; met één druk op de knop is informatie met betrekking tot deelnemers en abstracts automatisch geïmporteerd in het offlinegedeelte.

Brieven of een abstractboek opmaken, e-mailen? Geen probleem.
De integratie met MS Office zorgt er onder andere voor dat er naast de standaardbrieven en -rapportages ook een eigen opmaak (of die van een opdrachtgever) kan worden gehanteerd. Een abstractboek kan op de bekende wijze opgemaakt worden in een standaard Worddocument. Communicatie via e-mail? Eventure heeft een koppeling met MS Outlook, Lotus Notes of andere MAPI ondersteunende E-mail clients. Ook het versturen in PDF-formaat is  mogelijk.

Nog een voorbeeld: de ledenadministratie en beurshandling
Verenigingen kunnen ook de ledenadministratie bijhouden in Eventure. Deze speciale module is gekoppeld aan de deelnemersmodule, zodat de klant het ledenbestand kan gebruiken voor te organiseren congressen of andere evenementen. Voor het bijhouden van een kleine beurs rondom een congres heeft Eventure de mogelijkheid tot onder andere het registreren van standhouders en medewerkers.

Meer weten?
Een schematisch overzicht van alle modules. Link
De demonstratiefilm maakt veel duidelijk. Link

Aanschaf en installatie
De aanschaf van Eventure vraagt om maatwerk. Omdat het programma alles in huis heeft om maatwerk te leveren, efficiënte oplossingen te bieden, mogelijkheden die zonde zijn om te laten liggen. Daarom maatwerk. De accountmanager van Parthen heeft alle kennis in huis om eventuele nieuwe gebruikers te helpen bij het bepalen van het uiteindelijke Eventure-pakket. Want iedere organisatie is anders.

Parthen komt langs om Eventure te installeren. En dat is inclusief een uitgebreide handleiding en een toelichting op de basisfunctionaliteiten van het programma. Dit stelt gebruikers in staat om te werken met Eventure.

Werken met Eventure: support en training
Parthen biedt de gebruikers van Eventure een uitgebreide ondersteuning via een helpdesk en een supportwebsite. Op deze website zijn de meest actuele handleidingen, handige hulpbestanden, nuttige links en FAQ’s
te vinden.
In bepaalde gevallen is een training nóg handiger. Parthen biedt trainingen die helemaal op individuele bedrijven en organisaties zijn toegespitst, van 1 tot maximaal 8 personen. Bij Parthen of op locatie.

Voorbereiding congres
Naast directe ondersteuning bij het gebruik van Eventure weet Parthen ook wat de beste manieren zijn om een registratietraject op te zetten. Of, om nog een voorbeeld te noemen, wat de kortste weg is naar een complete opmaak van de registratiewebsite. Met of zonder de eigen huisstijl.

Gedurende het congres en na afloop
Ook tijdens een congres of ander evenement worden de kennis en ervaring van Parthen vaak ingezet. Parthen biedt veel mogelijkheden voor on-site ondersteuning tijdens het project. Daarnaast levert Parthen tijdelijke hardware, van één pc tot een compleet netwerk. Het spreekt bijna vanzelf dat dit netwerk beschikt over de door de klant gewenste modules van Eventure, inclusief alle bekende congresdata. Parthen installeert dit netwerk en breekt het ook weer af. Maar de congresdata gaan niet verloren, want Parthen zorgt dat die bij de klant worden geïnstalleerd.

Misschien gewoon eerst huren?
De aanschaf van Eventure hoeft niet altijd de beste optie te zijn. Soms gaat het om een eenmalig project of is er een andere reden om niet meteen tot aanschaf over te gaan. Eventure huren kan ook. En precies op maat. Niet iedere Eventure-gebruiker heeft een van top tot teen uitgerust pakket nodig. Vandaar de modulaire opbouw van Eventure. Dat brengt huur op maat binnen handbereik, maar maakt ook de aanschaf tot een aantrekkelijke optie. Koop of huur wat nodig is en breidt later zo nodig uit.

Alle modules met uitleg

Participant
De Participant-module vormt de basis van Eventure. Vanuit Participant kunnen gebruikers het systeem aanvullen met modules naar keuze. De standaardfunctionaliteiten van de Participant-module maken al een eenvoudige organisatie van deelnemerregistratie mogelijk. Na het invoeren van de stamgegevens van het congres, zoals naam, data, registratietypen enz., kunnen bijvoorbeeld workshops worden ingedeeld en deelnemercategorieën worden toegewezen. Dit betekent dat na de aanmaak van stamgegevens het daadwerkelijke registratieproces kan beginnen met een handmatige deelnemerregistratie. Voor het sturen van bevestigingen heeft Eventure een standaardbevestiging, maar een in MS Word opgemaakte bevestiging is ook mogelijk.

In de basisomgeving van Participant kunnen naar eigen inzicht deelnemerbadges worden aangemaakt en geprint. Managementinformatie en overige rapportages (zoals deelnemerlijsten) zijn altijd onder handbereik. Eventure biedt de mogelijkheid tot de aanmaak van standaardrapportages, maar ook de export van gegevens naar Excel, zodat deze kunnen worden bewerkt.

Voor gebruikers op locatie is er een lokale kopie, de Conference Location Copy. Dit is een versie van Eventure waarmee alle data van een congres of event op een laptop of in een netwerk beschikbaar worden gemaakt. Alle Eventure-functionaliteiten zijn dan voortdurend bij de hand.

Een persoonlijk bericht sturen aan de deelnemers? Dat kan via de Sms-module in Eventure. Er is dan wel een verbinding met internet nodig. Ook zijn er extra kosten verbonden aan het gebruik van deze service.

Betalingen
De module Betalingen biedt de mogelijkheid om bedragen in te voeren in het systeem en facturen te printen. Uitstaande bedragen en gedane betalingen worden hiermee op een overzichtelijke manier gesaldeerd.

Hotel
Voor hotelreserveringen en de koppeling van kamers aan de deelnemers.

Groepsmodule
Met deze module kunnen de gegevens van deelnemers van individuele bedrijven worden gekoppeld om het maken van een groepsfactuur mogelijk te maken. Eventueel met bijbehorende rapportages.

Bevestigingen/Brieven/Rapporten via e-mail
Veel mensen zien liever een e-mail dan een brief per post. Eventure biedt daarom ook de mogelijkheid om de verschillende communicatie per e-mail te verzorgen in plaats van per post. Deze module werkt alleen met mailprogramma’s op basis van het MAPI-protocol, zoals Outlook en Outlook Express.

Excel-importmodule
Basisgegevens van deelnemers in een Excel-bestand direct in het door Eventure ondersteunde congres importeren? Geen probleem met de Excel-importmodule.

Meertaligheid
Deze module geeft de mogelijkheid om meerdere talen te gebruiken binnen een congres. De deelnemers ontvangen dan een brief met een standaardopmaak in hun eigen taal.

Meekomende/extra personen  
Sommige deelnemers nemen hun vrouw of partner mee. Deze module dient om die extra personen niet als congresbezoekers te registreren, maar ze wel op te nemen in het partner- of sociale programma.

Controle op naam vorig congres
Zijn de deelnemers al bekend van een ander of vorig congres, dan wordt offline automatisch gekeken of deze al in het bestand voorkomen. In dat geval kunnen de relevante gegevens direct worden geïmporteerd.

Wijzigingsfunctie via spreadsheet
Het is altijd handig om steeds een overzicht te hebben van de wijzigingen in de deelnemersgegevens. Met deze wijzigingsfunctie komen de gegevens ook beschikbaar in een spreadsheetvorm en worden dan gelijk doorgevoerd in de database. Voor wie zelf de invoer van de registraties doet levert dit veel gemak op, bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsnaam fout is ingevoerd bij meerdere deelnemers van hetzelfde bedrijf.

Transport 
Deze module bevat de mogelijkheid om de aankomst- en vertrekgegevens van de deelnemers te registreren, zodat hun vervoer geregeld kan worden.

Vouchers, tickets e.d.
Voor veel congresonderdelen zijn vouchers en/of tickets nodig. Eventure maakt het mogelijk. En gemakkelijk.

Vergoedingenmodule
Moeten vergoedingen worden uitgekeerd aan deelnemers, bijvoorbeeld reiskosten? De administratie is wat dat betreft voortaan altijd op orde met de Vergoedingenmodule.

Events on Badge-module
Voor maximaal vijf titels van events, direct geprint op de badge.

Incassomodule
Vooral bij grote congressen en events moeten de betalingen op orde zijn. Met deze module worden automatische incasso’s direct in een ClieOp03 bestand omgezet om via het eigen bankprogramma van de organisatie te verwerken.

Abstract Handling
Abstracts invoeren, verwerken en beoordelen, en dat allemaal online, veilig en gestructureerd. Deze module voorziet ook in het versturen van statusbrieven, het invoeren van auteurs, beoordelaars, voorzitters en het indelen van de abstracts in verschillende sessies en thema’s. De gehele Abstract Handling verloopt vanaf nu na de Call for Abstracts tot het Scientific Programme via internet. Het is misschien even wennen, maar het betekent wel een einde aan de papieren rompslomp. Met een paar drukken op de knop weet de organisatie nu welke beoordelaars nog een bijdrage moeten insturen, kan de Scientific Committee het programma samenstellen en kan het boek met alle abstracts naar de drukker worden gestuurd.

Standhouders/Sponsor
Deze module geeft de mogelijkheid om exposanten te registreren, inclusief sponsoring. Enkele voorbeelden: het aantal vierkante meter standruimte, elektriciteitsaansluitingen, stoelen, tafels, enzovoort.

Deze module stelt gebruikers in staat badges uit te draaien voor de standbemanning, verschillende lijsten te printen (zoals, hoeveel stoelen heb ik eigenlijk nodig of hoeveel stroompunten?) en facturen uit te draaien, inclusief maximaal 3 deelbetalingen.

Ledenadministratie
Houd een ledenadministratie bij in Eventure en registreer per lid de volgende onderdelen: bestuur (en functie), commissies, contributies, educatie, abonnementen, overige.

Deze module voorziet in de uitdraai van facturen en het printen van verschillende lijsten. En mocht er een congres of event moeten worden georganiseerd, dan biedt Eventure de mogelijkheid alle relevante gegevens uit deze administratie over te nemen.

Eventure: extra internetmodules voor de deelnemerregistratie

Rapporten op internet
Een congres of ander event? Dan hebben we het al snel over lange lijsten, van deelnemers, workshops en hotels. Eventure maakt ze beschikbaar op internet.

Categorieën op internet
Wat Eventure uniek maakt is de combinatie van offline en online werken. Met deze module worden categorieën die offline zijn aangemaakt beschikbaar op internet. Per congresonderdeel kan dan worden aangeven welke categorie(ën) zich kan (kunnen) inschrijven. Denk aan een scheiding van betalende en niet-betalende deelnemers.

Vrijetekstpagina
Maak een eigen webpagina tussen de inlogpagina en de pagina voor persoonlijke gegevens van de deelnemer.

Opties per congres

Registratiegegevens veranderen
Deze optie biedt deelnemers de mogelijkheid om de inschrijfgegevens na inschrijving zelf te veranderen. Deze optie geeft de auteur van een abstract bovendien de mogelijkheid om de tekst van een abstract na het indienen nog te wijzigen.

File bijvoegen bij abstract
Maak de drempel zo laag en de applicatie zo gebruikersvriendelijk mogelijk. De auteur moet immers een bijlage mee kunnen sturen met de abstract.

PowerPoint bijvoegen bij abstract
En dat geldt natuurlijk ook voor een presentatie in PowerPoint.

SMS versturen
Deze optie biedt de mogelijkheid om een SMS te sturen (direct uit het systeem) aan een of meerdere deelnemers.